Normativa de préstamo de documentos de la Biblioteca Franciscana de Santiago para exposiciones temporales

El préstamo de documentación y volúmenes bibliográficos para exposiciones es una forma de contribuir a la difusión de los fondos Biblioteca Franciscana de la Provincia Franciscana y de fomentar el conocimiento de los fondos que atesora. Así, en atención al número de solicitudes recibidas para tal fin y con objeto de armonizarlas con las funciones, se establecen las siguientes normas de préstamo:

• PETICIÓN DE PRÉSTAMO: Las solicitudes de préstamo para exposición deberán dirigirse a través del formulario o del correo electrónico y será aprobado por el director de la biblioteca y de provincial , quien solicitará del director técnico de la Biblioteca el correspondiente informe favorable. La petición de préstamo deberá realizarse con la suficiente antelación, antes de que se inicie la exposición, con objeto de proceder a la posible restauración, microfilmación o fotografía de las obras, realización de seguro y montaje. El préstamo de toda documentación estará sujeto, en cualquier caso, a las condiciones de conservación y seguridad de la misma, que deberán ser estimadas por la dirección de la Biblioteca. El préstamo de obras bibliográficas será evaluado, por la dirección técnica, que informará basándose en criterios de tipo científico o técnico y que velará siempre por la observancia de la presente normativa y del secretario provincial. Una vez que haya sido aprobada la solicitud de préstamo temporal, será necesaria la autorización definitiva del Ministro Provincial.
• OBJETO Y CONTENIDO DE LA SOLICITUD: Se detallará el objeto y contenido de la exposición, especificando, en cualquier caso, los siguientes puntos:
  • Motivo de la muestra y oportunidad de inclusión de la documentación solicitada en la misma.
  • Debe cubrirse el formulario web.
  • Título de la exposición.
  • Institución peticionaria.
  • Nombre y dirección del Comisario de la muestra o persona responsable, y datos de la entidad organizadora.
  • Lugar y fechas de inauguración y clausura.
  • Informe sobre las condiciones ambientales de las Salas y plano de las mismas, especificando: humedad relativa, niveles de temperatura, intensidad lumínica (luxes) y tipos de luz utilizados, y el grado de variabilidad de las condiciones a lo largo del día.
  • Condiciones de seguridad:
    • Finalidad habitual de las Salas.
    • Materiales de construcción.
    • Sistemas de alarma.
    • Vigilancia de seguridad.
    • Plano de la Sala donde se indique las condiciones de las mismas.
    • Características de las vitrinas y/o de otras instalaciones de exposición.
  • Cualquier otra observación que se considere de interés.
• SEGURO: Toda documentación u obra que salga de nuestras instalaciones deberá estar asegurada mediante una póliza de seguro "puerta a puerta" que cubrirá todo el tiempo que las obras permanezcan fuera de la Biblioteca Franciscana. Nuestra entidad realizará el informe de tasación de las obraa, fijando el valor de cada una de ellas. La entidad organizadora correrá con los gastos de la póliza del seguro. La dirección se reserva el derecho a rechazar la compañía aseguradora propuesta por la entidad organizadora, quien contratará la póliza correspondiente por el valor que se haya estimado y en la que se incluirán las cláusulas reconocidas internacionalmente para este tipo de préstamo. La entidad organizadora deberá remitir a la dirección el certificado de seguro debidamente cumplimentado y en regla en un plazo mínimo de 5 días antes de retirar la documentación. Si tal disposición no se cumple se rechaza el préstamo.
• RESTAURACIÓN: La documentación que se vaya a prestar deberá estar en óptimas condiciones de conservación. No se autorizará el préstamo de cualquier unidad pendiente de ser restaurada a juicio de los expertos. Cuando las condiciones de conservación de las obras para su salida de la Biblioteca así lo requieran, se procederá a su restauración. Los gastos derivados de este proceso correrán a cargo de la entidad organizadora.
• REPRODUCCIÓN DE SEGURIDAD: Por motivos de seguridad, y previendo posibles riesgos, antes de proceder al préstamo de las obras éstas han de ser fotografiadas o reproducidas por el método más idóneo y adecuado a la tipología del material. Los gastos que origine su reproducción serán abonados por la entidad organizadora. Las fotografías, así como la copia original de otras reproducciones, quedarán en propiedad de la Biblioteca Franciscana de la Provincia de Santiago en calidad de institución prestataria.
• MONTAJE DE LA DOCUMENTACIÓN: El montaje de la documentación prestada se comunicará a la Biblioteca Franciscana. Los gastos correrán a cargo de la entidad organizadora. La documentación prestada deberá ser devuelta en su estado original, desmontada y desenmarcada, si fuese el caso.
• EMBALAJE Y TRANSPORTE: El traslado de la documentación deberá ser realizado por una empresa especializada en el transporte de obras de arte y/o documentación. La documentación prestada irá debidamente embalada, tanto a la ida como al regreso, debiendo efectuarse el embalaje y desembalaje bajo la supervisión de personal de nuestra institución. Toda documentación deberá transportarse dentro de cajas acondicionadas contra la humedad, cambios de temperatura, golpes y cualquier otra circunstancia que la pudiera poner en peligro. Todos los costes de embalaje y desembalaje correrán a cargo de la entidad organizadora. Cuando la Biblioteca Franciscana lo considere necesario se requerirá los servicios de una agencia de seguridad a lo largo del traslado, a cargo también de la entidad organizadora. Nuestra entidad se reservará el derecho de aceptar o rechazar la agencia de seguridad propuesta. La fecha de embalaje y transporte será acordada entre el comisario o persona en quien expresamente delegue y la dirección de la biblioteca. Bajo ningún conceptolas piezas cedidas en préstamo podrán hacer otro camino que el de su retorno a la Biblioteca.
• ACTA DE ENTREGA: Las obras serán retiradas de las instalaciones de la Biblioteca por personal debidamente acreditado mediante la firma de un acta de entrega. Si alguna circunstancia lo hace aconsejable, en ella se indicará cualquier dato que se considere necesario para la mejor seguridad y preservación de la documentación.
• AUTORIZACIONES DE EXPORTACIÓN. ADUANAS: En caso de exportación temporal de piezas con destino a exposiciones que se celebren fuera del territorio nacional español la entidad organizadora de la exposición será responsable de los trámites aduaneros.
• MEDIDAS DE CONSERVACIÓN: La entidad organizadora de la exposición deberá garantizar la seguridad y conservación de la documentación expuesta asegurando una vigilancia permanente, sistemas adecuados de detección y extinción de incendios, controles ambientales de humedad, temperatura y luz en función de los materiales expuestos y de sus condiciones habituales de conservación. Las condiciones que, para la exposición de la documentación, deben exigirse como indispensables son:
  • La humedad ambiente no deberá exceder los límites del 50 al 60 por ciento.
  • La temperatura no bajará de los 15º centígrados, ni excederá de los 22º centígrados.
  • La exposición en vitrinas cerradas deberá hacerse teniendo en cuenta la aireación, humedad y temperatura adecuada de la documentación, así como su seguridad, para lo cual dichas vitrinas serán cerradas con llave y tendrán una abertura que permita su aireación y no comprometa su seguridad.
  • La iluminación será con luz filtrada, no excediendo los 75 luxes. La documentación nunca estará expuesta a los rayos solares; en ningún caso la luz 5 solar incidirá sobre las obras directamente. Las fuentes de luz deben ser filtradas mediante los sistemas adecuados.
  • Se observará una adecuada seguridad y vigilancia en los locales de la exposición.
  • Se dispondrá de sistemas de detección y extinción de incendios adecuados.
  • La documentación se colocará en vitrinas cerradas u otras instalaciones de seguridad lejos de cualquier fuente de calor, con la posibilidad de renovación del aire y evitando en el montaje el empleo de cualquier elemento punzante, adherente, etc., que pueda dañarlas. La Biblioteca Franciscana se reserva el derecho de inspeccionar las condiciones de instalación y seguridad de las salas de exposiciones, y de proponer la retirada de las piezas en el caso de que estime que aquellas son inadecuadas. La cobertura de todos los costes generados correrá a cargo de la entidad organizadora.
• REPRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS Y CATÁLOGO: No se permitirá la reproducción total o parcial de las obras excepto para el Catálogo de la Exposición o para emplear en paneles u otro material expositorio. Nuestra entidad dará el permiso de reproducción únicamente para esta finalidad y previa solicitud. El coste de estas reproducciones irá a cargo de la entidad organizadora. Editado el catálogo, deberán entregarse 5 ejemplares a la Biblioteca Franciscana Deberá mencionarse nuestra colaboración en cualquier información dirigida a los medios de comunicación así como en todos los documentos de difusión y en el Catálogo de la Exposición. Será citado del siguiente modo: Biblioteca Franciscana de la Provincia de Santiago, con la utilización del logotipo de la biblioteca y de la Provincia Franciscana.
• CORREO DE LAS OBRAS: Cuando se considere conveniente se enviará, junto con las obras que se presten, una persona que supervise el transporte e instalación de las mismas en las salas de exposición. Todos los costes generados correrán a cargo de la entidad organizadora de la exposición, y la duración de la estancia será fijada por el técnico de la biblioteca, en función del lugar y complejidad del montaje.
• DURACIÓN DE LAS EXPOSICIONES: El préstamo se realizará para una sola exposición. La itinerancia de las obras únicamente podrá considerarse si existe un período de reposo de dos meses en la bilbioteca, no pudiendo el préstamo superar en ningún caso los 3 meses al año. Agotado este período, como norma general, las obras expuestas no podrán ser prestadas en los siguientes 4 años. Cualquier cambio en la fecha de la exposición se comunicará inmediatamente a la dirección, que se reserva el derecho de no aceptar dicha modificación. En caso de prórroga de la exposición, deberá procederse a la renovación de todos los trámites que se consideren necesarios.
• DEVOLUCIÓN: Concluida la exposición, las piezas serán devueltas, dejando un plazo de tiempo prudencial para el desmontaje y el transporte. En ningún caso este plazo superará las dos semanas. Al recibir las obras y antes de la firma del acta de recepción correspondiente, la dirección de la Biblioteca revisará el estado de conservación de los documentos devueltos para detectar cualquier posible deterioro. Si se hubiera producido alguna incidencia, se incluirá una nota sobre ella en el acta de devolución, por si hubiera lugar a la exigencia de responsabilidades. En caso de litigio, ambas partes se someterán a la jurisdicción de los tribunales que correspondan a la Provincia Franciscana de Santiago, como entidad prestataria.
• DISPOSICIONES FINALES: Cualquier aclaración acerca de las normas anteriormente establecidas podrá solicitarse a la a la dirección de correo info@bibliotecaofmsantiago.es. La ruptura de cualquiera de las normas antecedentes implicará la ruptura inmediata del préstamo, con el consiguiente regreso de la documentación, reservándose la Provincia Franciscana de Santiago el derecho de exigir las responsabilidades legales que se considerasen pertinentes.