Normativa de préstamo de documentos da Biblioteca Franciscana de Santiago para exposicións temporais

O préstamo de documentación e volumes bibliográficos para exposicións é unha forma de contribuír á difusión dos fondos Biblioteca Franciscana da Provincia Franciscana e de fomentar o coñecemento dos fondos que atesoura. Así, en atención ao número de solicitudes recibidas para tal fin e con obxecto de harmonizalas coas funcións, establécense as seguintes normas de préstamo:

• PETICIÓN DE PRÉSTAMO: As solicitudes de préstamo para exposición deberán dirixirse a través do formulario ou do correo electrónico e será aprobado polo director da biblioteca e de provincial , quen solicitará do director técnico da Biblioteca o correspondente informe favorable. A petición de préstamo deberá realizarse coa suficiente antelación, antes de que se inicie a exposición, con obxecto de proceder á posible restauración, microfilmación ou fotografía das obras, realización de seguro e montaxe. O préstamo de toda documentación estará suxeito, en calquera caso, ás condicións de conservación e seguridade da mesma, que deberán ser estimadas pola dirección da Biblioteca. O préstamo de obras bibliográficas será evaluado, pola dirección técnica, que informará baseándose en criterios de tipo científico ou técnico e que velará sempre pola observancia da presente normativa e do secretario provincial. Unha vez que sexa aprobada a solicitude de préstamo temporal, será necesaria a autorización definitiva do Ministro Provincial.
• OBXECTO E CONTIDO DA SOLICITUDE: Detallarase o obxecto e contido da exposición, especificando, en calquera caso, os seguintes puntos:
  • Motivo da mostra e oportunidade de inclusión da documentación solicitada na mesma.
  • Debe cubrirse o formulario web.
  • Título da exposición.
  • Institución peticionaria.
  • Nome e dirección do Comisario da mostra ou persoa responsable, e datos da entidade organizadora.
  • Lugar e datas de inauguración e clausura.
  • Informe sobre as condicións ambientais das Salas e plano das mesmas, especificando: humidade relativa, niveis de temperatura, intensidade lumínica (luxes) e tipos de luz utilizados, e o grado de variabilidade das condicións ao longo do día.
  • Condicións de seguridade:
    • Finalidade habitual das Salas.
    • Materiais de construción.
    • Sistemas de alarma.
    • Vixilancia de seguridade.
    • Plano da Sala onde se indique as condicións das mesmas.
    • Características das vitrinas e/ou doutras instalacións de exposición.
  • Calquera outra observación que se considere de interese.
• SEGURO: Toda documentación ou obra que salga das nosas instalacións deberá estar asegurada mediante unha póliza de seguro "porta a porta" que cubrirá todo o tempo que as obras permanezan fose da Biblioteca Franciscana. A nosa entidade realizará o informe de tasación das obraa, fixando o valor de cada unha delas. A entidade organizadora correrá cos gastos da póliza do seguro. A dirección resérvase o dereito a rexeitar a compañía aseguradora proposta pola entidade organizadora, quen contratará a póliza correspondente polo valor que se estimou e na que se incluirán as cláusulas recoñecidas internacionalmente para este tipo de préstamo. A entidade organizadora deberá remitir á dirección o certificado de seguro debidamente cumprimentado e en regra nun prazo mínimo de 5 días antes de retirar a documentación. Si tal disposición non se cumpre rexéitase o préstamo.
• RESTAURACIÓN: A documentación que se vaia a prestar deberá estar en óptimas condicións de conservación. Non se autorizará o préstamo de calquera unidade pendente de ser restaurada a xuízo dos expertos. Cando as condicións de conservación das obras para a súa saída da Biblioteca así o requiran, procederase á súa restauración. Os gastos derivados deste proceso correrán a cargo da entidade organizadora.
• REPRODUCIÓN DE SEGURIDADE: Por motivos de seguridade, e prevendo posibles riscos, antes de proceder ao préstamo das obras estas han de ser fotografadas ou reproducidas polo método máis idóneo e adecuado á tipología do material. Os gastos que orixine a súa reprodución serán abonados pola entidade organizadora. As fotografías, así como a copia orixinal doutras reproducións, quedarán en propiedade da Biblioteca Franciscana da Provincia de Santiago en calidade de institución prestataria.
• MONTAXE DA DOCUMENTACIÓN: A montaxe da documentación prestada comunicarase á Biblioteca Franciscana. Os gastos correrán a cargo da entidade organizadora. A documentación prestada deberá ser devolta no seu estado orixinal, desmontada e desenmarcada, si fose o caso.
• EMBALAXE E TRANSPORTE: O traslado da documentación deberá ser realizado por unha empresa especializada no transporte de obras de arte e/ou documentación. A documentación prestada irá debidamente embalada, tanto á ida como ao regreso, debendo efectuarse o embalaje e desembalaje baixo a supervisión de persoal da nosa institución. Toda documentación deberá transportarse dentro de caixas acondicionadas contra a humidade, cambios de temperatura, golpes e calquera outra circunstancia que a puidese poñer en perigo. Todos os custos de embalaje e desembalaje correrán a cargo da entidade organizadora. Cando a Biblioteca Franciscana considéreo necesario requirirase os servizos dunha axencia de seguridade ao longo do traslado, a cargo tamén da entidade organizadora. A nosa entidade reservarase o dereito de aceptar ou rexeitar a axencia de seguridade proposta. A data de embalaje e transporte será acordada entre o comisario ou persoa en quen expresamente delegue e a dirección da biblioteca. Baixo ningún conceptolas pezas cedidas en préstamo poderán facer outro camiño que o do seu retorno á Biblioteca.
• ACTA DE ENTREGA: As obras serán retiradas das instalacións da Biblioteca por persoal debidamente acreditado mediante a firma dun acta de entrega. Si algunha circunstancia faio aconsejable, nela indicarase calquera dato que se considere necesario para a mellor seguridade e preservación da documentación.
• AUTORIZACIÓNS DE EXPORTACIÓN. ADUANAS: En caso de exportación temporal de pezas con destino a exposicións que se celebren fose do territorio nacional español a entidade organizadora da exposición será responsable dos trámites aduaneros.
• MEDIDAS DE CONSERVACIÓN: A entidade organizadora da exposición deberá garantir a seguridade e conservación da documentación exposta asegurando unha vixilancia permanente, sistemas adecuados de detección e extinción de incendios, controis ambientais de humidade, temperatura e luz en función dos materiais expostos e das súas condicións habituais de conservación. As condicións que, para a exposición da documentación, deben esixirse como indispensables son:
  • A humidade ambiente non deberá exceder os límites do 50 ao 60 por cento.
  • A temperatura non baixará dos 15º centígrados, nin excederá dos 22º centígrados.
  • A exposición en vitrinas pechadas deberá facerse tendo en conta a aireación, humidade e temperatura adecuada da documentación, así como a súa seguridade, para o que ditas vitrinas serán pechadas con chave e terán unha abertura que permita a súa aireación e non comprometa a súa seguridade.
  • A iluminación será con luz filtrada, non excediendo os 75 luxes. A documentación nunca estará exposta aos raios solares; en ningún caso a luz 5 solar incidirá sobre as obras directamente. As fontes de luz deben ser filtradas mediante os sistemas adecuados.
  • Observarase unha adecuada seguridade e vixilancia nos locais da exposición.
  • Dispoñerase de sistemas de detección e extinción de incendios adecuados.
  • A documentación colocarase en vitrinas pechadas ou outras instalacións de seguridade lonxe de calquera fonte de calor, coa posibilidade de renovación do aire e evitando na montaxe o emprego de calquera elemento punzante, adherente, etc., que poida danalas. A Biblioteca Franciscana resérvase o dereito de inspeccionar as condicións de instalación e seguridade das salas de exposicións, e de propoñer a retirada das pezas no caso de que estime que aquelas son inadecuadas. A cobertura de todos os custos xerados correrá a cargo da entidade organizadora.
• REPRODUCIÓN DE DOCUMENTOS E CATÁLOGO: Non se permitirá a reprodución total ou parcial das obras excepto para o Catálogo da Exposición ou para empregar en paneles ou outro material expositorio. A nosa entidade dará o permiso de reprodución únicamente para esta finalidade e previa solicitude. O custo destas reproducións irá a cargo da entidade organizadora. Editado o catálogo, deberán entregarse 5 exemplares á Biblioteca Franciscana Deberá mencionarse a nosa colaboración en calquera información dirixida aos medios de comunicación así como en todos os documentos de difusión e no Catálogo da Exposición. Será citado do seguinte modo: Biblioteca Franciscana da Provincia de Santiago, coa utilización do logotipo da biblioteca e da Provincia Franciscana.
• CORREO DAS OBRAS: Cando se considere conveniente enviarase, xunto coas obras que se presten, unha persoa que supervise o transporte e instalación das mesmas nas salas de exposición. Todos os custos xerados correrán a cargo da entidade organizadora da exposición, e a duración da estancia será fixada polo técnico da biblioteca, en función do lugar e complejidad da montaxe.
• DURACIÓN DAS EXPOSICIÓNS: O préstamo realizarase para unha soa exposición. A itinerancia das obras únicamente poderá considerarse si existe un período de repouso de dous meses na bilbioteca, non podendo o préstamo superar en ningún caso os 3 meses ao ano. Esgotado este período, como norma xeral, as obras expostas non poderán ser prestadas nos seguintes 4 anos. Calquera cambio na data da exposición comunicarase inmediatamente á dirección, que se reserva o dereito de non aceptar dita modificación. En caso de prórroga da exposición, deberá procederse á renovación de todos os trámites que se consideren necesarios.
• DEVOLUCIÓN: : Concluída a exposición, as pezas serán devoltas, deixando un prazo de tempo prudencial para o desmontaje e o transporte. En ningún caso este prazo superará as dúas semanas. Ao recibir as obras e antes da firma do acta de recepción correspondente, a dirección da Biblioteca revisará o estado de conservación dos documentos devoltos para detectar calquera posible deterioro. Si produciuse algunha incidencia, incluirase unha nota sobre ela no acta de devolución, por si houbese lugar á esixencia de responsabilidades. En caso de litixio, ambas partes someteranse á jurisdicción dos tribunais que correspondan á Provincia Franciscana de Santiago, como entidade prestataria.
• DISPOSICIÓNS FINAIS: Calquera aclaración achega das normas anteriormente establecidas poderá solicitarse á á dirección de correo info@bibliotecaofmsantiago.es. A ruptura de calquera das normas antecedentes implicará a ruptura inmediata do préstamo, co consiguiente regreso da documentación, reservándose a Provincia Franciscana de Santiago o dereito de esixir as responsabilidades legais que se considerasen pertinentes.